ORGANISASI, ADMINISTRASI, DAN MANAJEMEN

Bahan Materi untuk Disampaikan dalam Orientasi Pembekalan dan Perkenalan Penerimaan Anggota Baru IPMT PUTIIN Papua Yang Ke-II Tahun 2022

 Hengki Wamuni  

(Sekretaris Umum Ikatan Pelajar dan Mahasiswa Teologi Asal Puncak Timika dan Intan Jaya-Papua periode 2020 - 2022)

A.      ORGANISASI (BENTUK).

Definisi.

Organisasi berasal dari bahasa Yunani, organon, yang berarti alat. Menurut Sthephen Robbins (dalam Sopiah, 2008: hlm 2), dia berpendapat bahwa arti organisasi itu tempat menyatukan tujuan dan kegiatan untuk mencapainya secara sadar, terdiri dari dua orang atau lebih memiliki bagian yang berbeda-beda  tugas itu dapat mengadakan kerja sama untuk mencapai serangkaian tujuan bersama. Disebut juga organisasi, karena sudah memiliki sistem organisasi yang terdiri dari pola kerja sama yang di lakukan secara teratur dan berulang-ulang untuk mencapai suatu tujuan.

Maka, sederhananya, organisasi adalah suatu bentuk dari nama lembaga, institusi dan wadah yang fungsinya bekerja sama yang berkesinambungan dari suatu kelompok dengan mengadakan suatu cara kerja yang beratur dan berurut civitas berulang-ulang untuk mencapai suatu tujuan yang hendak mereka mau tercapainya.

Seperti yang sudah sebutkan di atas mengenai empat unsur organisasi, hal paling penting itu tiga pokok, yaitu sistem organisasi, pola aktivitas dan menentukan tujuan.

1.              1.  Sistem Organisasi.

Kalau mau bilang sistem organisasi, itu harus memiliki satu pandangan dan pikiran yang sama dari setiap bagian yang berbeda itu mengadakan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Bagian yang berbeda dimaksudkan disini adalah ada unsur komisi-komisi. Setiap komisi tidak memiliki tujuan sendiri-sendiri sehingga mereka berjuang sendiri untuk mencapai suatu tujuan. Tetapi fungsi yang berbeda-beda dalam satu tujuan bersama. Misalnya komisi pedidikan fungsinya melaksanakan kegiatan pelatihan cara menjadi pimpinan sidang, atau kerohanian fungsinya untuk mengatur, mengarahkan, menjalankan dan memimpin kegiatan ibadah-badah, sama juga dengan komisi lain. Tetapi mereka bekerja sama di bawah kontror dan kendali pemimpin mengarahkan kepada target capian tujuan tersebut.

Sistem organisasi IPMT bersifat terbuka secara langsung karena awal mula melahirkan sebuah organisasi berangkat dari adanya beragam masalah yang terdapat di tiga kabupaten untuk menjangkau mereka melalui pelayanan penginjilan.

2.               2.  Pola Aktivitas.

Pada saat yang persamaan aktivitas organisasi di atas dapat mengikuti suatu pola tertentu secara berurutan dan terhubung terus berulang. Adapun suatu organisasi memiliki tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada jenis organisasi. Organisasi kita termasuk jenis organisasi sosial yang berbentuk teologi untuk memulai perubahan dari dalam diri objek (manusia) demi perubahan daerah trikab melalui pelayanan penginjilan. Bahwa perubahan itu setelah dimulai dari individu secara pribadi dan kemudian membawah perubahan disana.

Aktivitas organisasi IPMT tidak berada dalam koridor dan arahan lain atau luar yang tidak ada hubungan dengan organisasi kita. Organisasi dibentuk oleh, dari  dan untuk pelajar dan mahasiswa teologi. Aktivitas organisasi berjalan selaras dengan kebutuhan dengan mengikuti pola yang berlandaskan pada Firman Allah sebagai sumber hikmat dan pengetahuan akan manajemen tertinggi. Aktivitas mengedepankan kegiatan pengaderan dan mempersiapkan tenaga pelayanan baik dalam hubungannya dengan tenaga maupun alatnya.

Sementara itu jelas IPMT tempat berkumpulnya mahasiswa teologi bertujuan untuk belajar kepemimpinan dan mempersiapkan kader untuk kebutuhan pelayanan di lapangan.

Organisasi itu setiap kali mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan. Organisasi bersifat dinamis akan dapat penyesuaikan sesuai kebutuhan dan keinginan apa yang hendak dicapai kedepan. Dengan demikian akan mengalami perubahan seiring perkembangan dan dinamika yang dihadapai. Perubahan itu menuju pada degradasi maupun tahap progresif tergantung pengelolaan dan manajemen sebuah organisasi. Fungsi dasar sebuah organisasi terdiri dari anggaran dan gagasan. Yang dimaksud dengan anggaran bukan dana tetapi seluruh kekayaan aset dalam bentuk fisik atau benda yang dimiliki organisasi. Tetapi yang paling penting adalah gagasan dimana pemikiran seseorang sangat penting disumpangkan dalam memajukan dan reorganisasi tubuh organisasi itu sendiri.

Tetapi disebutkan juga organisasi itu tidak berubah, maksudnya adalah susunan pengurus dari ketua sampai anggota-anggota. Ada susunan atasan dan bawahan yang tadi disebut dengan struktur itu menunjukkan antara fungsi otoritas dan tanggung jawab yang saling berhubungan dari orang yang diberi tugas dan tanggung jawab atas setiap aktivitas. Dan akhirnya masuk pada tahap pengorganisasian, yaitu pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan, memberikan lapangan kerja dan perintahkan untuk melaksanakan tugasnya.

Jenis Organisasi.

Setiap organisasi mempunyai tujuannya sendiri sesuai jenis dan kebutuhan masing-masing. IPMT PUTIIN sebagai wadah bagi mahasiswa teologi terdapat dua tujuan dari segi organisasi sebagai sebuah tempat dan yang kedua sebagai alat yang hendak berusaha mencapainya, yaitu:

1.       Tujuan pertama IPMT PUTIIN sebagai suatu tempat, meliputi:

a.       Keanggotaan khusus bagi pelajar dan mahasiswa Teologi dan anggota lainnya memiliki hak partisipasi.

b.       Wadah pemersatu bagi mahasiswa dan kaum intelektual teologi bertempat di Jayapura berasal dari tiga kabupaten, yakni Puncak, Timika dan Intan Jaya.

c.       Untuk berpendidikan, pengembangkan diri, pelatihan dasar-dasar kepemimpinan untuk mempersiapkan kader-kader pemimpin masa depan gereja injili di tanah papua yang siap dipakai dan mampu bersaing secara nasional dan global.

d.       Tempat mengagasan ide dan merancang strategis (turut berpartisipasi aktif) tentang pola pelayanan dan merumuskan suatu alternatif resolusi berbagai penyakit sosial berkepanjangan yang melumpuhkan nilai iman dan pertumbuhan spritualitas suku-suku yang berasal dari tiga kabupaten.

2.       Yang kedua organisasi mahasiswa teologi sebagai alat:

a.       Memandapkan dan membentuk sikap, perilaku, dan karakter seorang hamba Tuhan yang baik yang taat sepenuhnya kepada Firman Tuhan. Supaya menjadi seorang mahasiswa teologi yang yang beradab, humanis, kritis, peduli melalui penginjilan dan mengisi kegiatan lain yang sesuai dengan konteks dan kebutuhan.

b.       Lahirkan pelajar dan mahasiswa teologi yang mampu mengendalikan emosional, siap secara mentalitas dan spritualitas sehingga loyal terhadap gereja peduli terhadap jiwa-jiwa dan mempertahankan gereja-gereja injili.

c.       Belajar dan menyiapkan diri untuk mengendalikan administrasi dan organisasi gereja demi pertumbuhan dan pengembangan gereja.

Dalam rangka mencapai tujuan diatas lebih intens tugas dan tanggung jawab utama organisasi IPMT PUTIIN adalah sebagai berikut;

1.                   1. Perubahan dalam Diri.

a.       Kegiatan Rohani.

1)      Doa (doa puasa, semalaman suntuk, ret-reat).

2)      Ibadah-ibadah (Penyembuhan batin, kunjungan).

b.       Pelatihan dasar-dasar kepemimpinan.

1)      Diskusi.

2)      Seminar sehari.

3)      Krusus.

4)      Pelatihan-pelatihan.

c.       Bermitra dengan gereja, lembaga dan organisasi dalam rangka mengembangkan kapabilitas dan meningkatkan minat dan bakat mahasiswa teologi:

1)   Titip tenaga ikut pelatihan yang difaslitasi oleh organisasi yang dimaksud (misl AMKI, Departemen PI Sinode Kingmi, Pusat Studi STT Walter Post Jayapura) dll.

2)   Partisipan (tenaga) pelayanan. Organisasi ini akan merekomentasikan anggota yang ingin berpartisipasi tenaga dalam pelayanan program gereja atau pun organisasi yang ada pemangku kepentingan atau kerja sama dengan organisasi ini.

d.       Belajar mandiri (membaca dan menulis).

1)      Baca Buku

2)      Menulis dll.

2.                   2. Lapangan.

a.       Penginjilan dan KKR.

b.       Kajian dan literasi.

1)      Kajian kilat

2) Rancangkan program dan strategis dan metode penerapatan berbasis analisis berkebutuhan di lapangan.

3)      Mempersiapkan bahan-bahan dalam bentuk alat kepentingan lapangan.

c.      Penelitian kepentingan Arsip Organisasi IPMT PUTIIN dan pihak lain yang ada pemangku kepentingan.

d.   Hasilnya kerja sama dengan pihak spesialis dan berkewenangan, baik gereja, pemerintah maupun LSM. 

3.                3. Afiliasi.

Kerja sama dengan organisasi luar dapat dilakukan atas kepentingan:

a.      Internal PUTIIN:

1)  AMKI Papua pusat (fasilitasi pelatihan-pelatihan dan tenaga pelayanan dalam rangka meningkatkan dan kembangkan kemampuan mahasiswa/i anggota PUTIIN).

2)      YPLMAK (fasilitasi biaya krusus dan pelatihan-pelatiha).

3)      Lembaga STT dan Organisasi Kemahasiswaan.

b)      Eksternal:

1)      Gereja (Kepentingan pelayanan).

2)      Sementara batasi dulu organisasi politik.

4.               4. Rencana Target Capaian.

Target capaian pun terdiri dari:

a.       Internal IPMT:

1)   Mempersiapkan sumber daya manusia untuk kepentingan organisasi dan gereja kedepan.

2)      Mempersiapkan SDM yang mampu mengelola administrasi.

3)      Kapabilitas, Aktif, dan reaktif

4)      Bentuk barang kekayaan organisasi.

b.       Data pengamatan dan kajian lapangan dan didistribusikan:

1)      Arsip dan kepentingan pelayanan IPMT kedepan.

2)      Kepentingan pelayanan gerja-gereja Injili di tanah Papua.

Struktur organisasi.

Struktur organisasi pokoknya ada dua fungsi antra otoritas dan hak atau kewajiban dan juga di antara keduanya ada hubungan hierarki dan garis komando dalam pertanggung jawaban setiap aktivitas. Pemegang mandat otoritas memiliki fungsi kebijakan, mengarahkan, dan perintah. Sementara itu kewajiban dapat melaksanakan tugas pokoknya berdasarkan ketentuan dan perintah. Realisasikan desain terpadu perlu mengatur suatu hubungan dan pembagian fungsi dan delegasi otoritas pengawasan kepada bawahan. Kemudian menciptakan suatu lingkungan kerja dan memberikan keluasan pertanggungjawaban atas hak laksana dan fungsi kewajiban kepada setiap bawahan dengan melancarkan fungsi kontrol dan komunikasi secara efisiensi dan berskala.

Satu kesalahan intervensi yang temukan dalam menjalankan fungsi struktur dalam suatu organisasi ketika belum mengerti tentang garis komando dan garis hierarki struktural. Garis komando (garis hubungan kerja) merupakan koridor fungsi kontrol yang bersifat intrinsik ke dalam dari tugas otoritas pada umumnya yang berhubungannya dengan kerja-kerja bukan fungsi kebijakan. Lebih spesifik lagi garis komando juga sebagai pertanda hubungan yang bersinergi dan tidak boleh keluar dari garis koridor yang dimaksud. Kemudian garis hierakis berhubungan langsung dengan jenjang kedudukan dan ketentuan batas kewajiban.

Berikut ini tugas otoritas dan kewajiban:

1.          1. Pemegang mandat otoritas memiliki fungsi kebijakan, mengarahkan, dan perintah.

2.          2. Kewajiban dapat melaksanakan tugas pokoknya berdasarkan ketentuan dan perintah.

Sementara itu, fungsi hierarki dan garis komando yaitu;

1. Hierarkis adalah jenjang kedudukan otoritas dan pelaksana perintah. Misalnya, seorang ketua memegang otoritas mengambil kebijakan, perintah dan mengendalikan seluruh aktivitas personel. Tugas otoritas pada umumnya yang berhubungannya dengan kerja-kerja bukan fungsi kebijakan. Kemudian garis hierakis berhubungan langsung dengan jenjang kedudukan dan ketentuan batas kewajiban.
2. Kemudian Garis Komando (garis hubungan kerja) menunjukkan saling keterkaitkan yang rapih dan teratur satu dengan yang lain sehingga harus bersinergi antara seluruh fungsi pelaksana. Realisasikan desain terpadu perlu mengatur suatu hubungan dan pembagian fungsi dan delegasi otoritas pengawasan kepada bawahan. Kemudian menciptakan suatu lingkungan kerja dan memberikan keluasan pertanggungjawaban atas hak laksana dan fungsi kewajiban kepada setiap bawahan dengan melancarkan fungsi kontrol dan komunikasi secara efisiensi dan berskala. Lebih spesifik lagi garis komando juga sebagai pertanda hubungan yang bersinergi dan tidak boleh keluar dari garis koridor yang dimaksud.

Prinsip-Prinsip Organisasi Mahasiswa Teologi (IPMT PUTIIN).

Organisasi IPMT PUTIIN Se-Jayapura sebagai mahasiswa teologi yang disebut dengan tempat perkumpulan orang-orang berjurusan teologi Kristen, maka perlu perhatikan beberapa prinsip yang harus di antalkan, yaitu:

1.   Mengedepankan kegiatan kerohanian yang konstruktif menyatu padukan kesadaran seorang hamba Tuhan secara emosional (perasaan ketika menerima kenyataan) dan mentalitas (ketahanan atas realitas), serta spritualitas (respon).

2. Program kerja dan aktivitasnya harus berpusat kepada dasar Firman Tuhan, dengan memperhatikan dasar-dasar kebutuhan internal mahasiswa teologi yang memandang kedepan mulai dari sini.

3.  Tidak promosikan nama denominasi. Melainkan jadikan tempat dialogis, dialetis, kritis dan reaktif sama-sama untuk memecahkan berbagai masalah dan memikirkan alternatif solusi bersama secara independen.

4.       Menerapkan model kepemimpinan kristiani yang mau melayani.

5.    Ketaatan dan kedisplinan. Bawahan harus mematuhi dan melaksanakan perintah dan intruksi atasan. Jika tidak mengerti harus berdiskusi dan minta pandangan kepada atasan.

Penjabaran ke beberapa aspek kerja organisasi PUTIIN:

1.                    1. Aspek Kerja.

a.    Sebagai hamba Allah bekerja untuk memuliakan TUHAN, Allah (Kolose 3:23).

b.  Harus memahami tujuan bentuk organisasi dan maksud serta harapan yang akan mencapainya melalui aktivitas organisasi.

c.    Ada kesinambungan antara tema sentral organisasi, visi dan misi dan program kerja. Supaya jelas arah kerja dan mudah kontrol. Sehingga ada sinergitas yang berimbang dan teratur dalam penyelenggaraan kerja.

d.    Visi dan Misi dan program kerja harus ada pijakan atau juga berpedoman ada Firman Allah sebagai landasan utama organisasi kita.

e. Melakukan koordinasi untuk mengarahkan dan membimbing kepada unit kerja yang dikordinir secara langsung atau tidak langsung oleh atasan.

f.     Memberikan keleluasan kesempatan kerja kepada setiap unit kerja tanpa intervensi, kecuali atas fungsi mandat dan seizin atau perintah atasan.

g.   Akhirnya buat LPJ kepada pimpinan atas dalam setiap rapat kerja (RAKER) selama dua bulan sekali.

2.                    2. Aspek Pendidikan.

a.       Pendidikan kepemimpinan, keterampiran dan juga tata kelola administrasi organisasi.

b.       Ada gambaran mengenai organisasi (menjalankan fungsi manajemen, konsep buat surat, kepemimpinan rapat dst).

c.       Mengembangkan keterampiran khusus yang dimiliki oleh anggota khususnya mahasiswa Teologi untuk kepentingan organisasi dengan dipersyaratkan sesuai ketentuan dalam AD dan ART supaya ada kedisplinan.

 

3.                   3. Aspek Masalah Lapangan.

a.       Bentuk organisasi ini karena ada masalah di lapangan, maka perlu ada gambaran masalah dan kajian bersifat tidak langsung kaitan berbagai persoalan yang diinisiasi IPMT PUTIIN Se-Jayapura.

b.       Melakukan penelitian dan pengamatan terhadap berbagai masalah yang terjadi di daerah khususnya trikab dan mengarsipkan.

c.       Mengadakan kerja sama dengan orang dan atau organisasi lain (memenuhi undangan ataupun sukarela) atas kepentingan menyikapi masalah ataupun kepedulian soridaritas mewakili organisasi berdasarkan suatu surat keterangan atau rekomentasi oleh seorang ketua.

d.       Kemudian merancang recana kerja alternatif sesuai kebutuhan di lapangan.

4.                  4. Afiliasi Mitra Kerja.

a.       Mengadakan kerja sama dengan organisasi denominasi yang ada di tiga daerah serta mitra organisasi tingkat mahasiswa maupun jenis organisasi kemasyarakatan sesuai pemangku kepentingan umum (organisasi) dengan memperhatikan amanat AD dan ART dan atau berdasarkan pada suatu ketentuan dalam aturan organisasi IPMT PUTIIN Se-Jayapura.

b.       Bermitra dengan gereja dan organisasi lain yang bernaung di bawah gereja dalam rangka fasilitasi aset SDM.

Lebih terinci lagi kerja sama ini dilakukan dalam rangka:

1)      Fasilitas SDM.

2)      Partisipan.

3)      Sesuai pemangku kebutuhn organisasi atas kepentingan umum.

Antisipasi perilaku organisasi yang menjadi bahaya bagi keselamatan kesatuan dan harmonisasi organisasi kedepan, antara lain:

1.  Prosentris (perbedaan). Keterpisahan karena faktor geografis, etnik dll. Seperti hubungannya fokus ke satu kabupaten, dimana pemimpin berasal dan pisahkan dari kabupaten lain.
2. Tertutup. Berpendirian tetap. Misalkan tidak terima masukan orang lain, tidak melakukan komunikasi dengan senior dll.
3. Kontrol luar. Tidak deteksi kebutuhan internal organisasi dan prakteknya mengikuti suatu pola baik atau yang dianggap maju yang sebetulnya tidak paralel dengan kebutuhan yang ada. Seperti aktivitasi organisasi ikuti arahan dari orang dan organisasi luar yang tidak ada hubungan dengan organisasi kita. Kita bisa terima arahan dari pihak luar, tetapi itu menjadi bahan untuk membandingkan kebutuhan dan arah organisasi kita sehingga dalam perilaku organisasi terdapat selaras.
4. Tidak ada pengaderan. Seperti pemimpin yang di antarkan oleh motivasi lain, tidak memberikan ruang kepada orang lain untuk bekerja, kegiatan prosentris ditonjolkan dalam kegiatan umum dll.
5. Spontan. Aktivitas yang tidak berpatokan pada program kerja yang ditetapkan sebelumnya. Tetapi di jalankan berdasarkan sesaat muncul.

Perilaku penyimpangan dalam organisasi di atas sebagai salah satu potensi degradasi organisasi karena perilaku organisasi yang tidak mencerminkan kebutuhan dan mengakomodir dengan baik. Kontrol aktif dan memberikan arahan sehingga ia mampu bertanggung jawab atas suatu kepercayaan yang diberikan.

B.      ADMINISTRASI (ISI).

Makna tentang administrasi itu saya sepakat dengan suatu proses aktivitas yang dapat menjadi nyatakan dari seluruh kegiatan organisasi. Suatu pengaturan dan tata kelola untuk memanfaatkan sumber daya yang tersedia

Definisi administrasi, menurut;

1. Arti sempit, administrasi itu kaitan dengan menyusunan dan pencatatan data dan informasi input, proses dan autput. Administrasi tepat disebut tata usaha, yaitu pengelolaan data dan informasi yang masuk maupun keluar dari seluruh rangkaian kegiatan dari penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan, penggadaan, pengiriman informasi dan data secara tertulis yang diperlukan oleh organisasi tersebut.

• 2.       Arti luas, dapat didefinisikan sebagai kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan secara efisien dan efektif.

Maka, administrasi merupakan pengaturan dan tata usaha dari kumpulan tujuan secara data (proses pemasukan, proses dan hasilnya) tetapi juga ekspresikan (tanggung jawab atas tugas) melalui mendayagunakan sumber daya organisasi untuk mencapai ketetapan tujuan sebelumnya.

 Administrasi sebagai tata usaha atau tata kelola memiliki tugas:

1.              1. Korespondensi.

Korespondensi adalah kegiatan surat menurat. Kegiatan korepondensi akan ditangani oleh seorang sekretaris umum. Jika kaitan dalam suatu kepanitiaan yang telah dibentukan dibawah naungan IPMT PUTIIN maka sekalian biasanya ditangani oleh sekretaris panitia bersama ketua Panitia untuk merancang, merumuskan dan mengeluarkan isi kegiatan fokusnya ke hari penyelenggaraan kegiatan yang dimaksud. Kemudian arsipnya dikembalikan dalam acara pencabutan SK dan pengembalian atribut organisasi lainnya.

Jenis surat:

a.       Surat Wajib: Sertifikat, Surat Anggota, Surat keputusan dll.

b.       Surat Resmi adalah yang dikeluarkan dari kantor: Surat rekomentasi, surat keterangan, Surat intruksi/perintah, SK, undangan dll.

c.       Surat tidak resmi: Undangan masuk dari luar dll.

 

2.               2. Dokumentasi.

Dokumentasi adalah kegiatan pencatatan setiap data masuk maupun keluar serta mendatakan aset fisik dan non fisik yang dimilik organisasi dan mengarsipkan.

Oleh karena itu setiap usulan program dan kegiatan perlu didukung dengan data yang memadai dan akurat. Data yang dikumpulkan sedemikian rupa sehingga memperlihatkan secara jelas data kepada anggota mengenai keadaan perkembangan organisasi.

3.              3. Pengarsipan.

Arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan kumpulan catatan secara sistematis. Oleh karena itu perlu di arsipkan sehingga mudah ditemukan dan dapat digunakan sesuai kebutuhan dikemudian hari.

Administrasi tidak hanya terbatas pada surat menurat. Lebih tepat kalau kita mengatakan bahwa ekspresi dari seluruh tanggung jawab setiap fungsi pelaksana dan atau pemimpin organisasi dalam hidup kepemimpinannya.

Maka, cara dan pelaksanaannya bergantung mutlakk kepada ia melihat kebutuhan, seleksi hal-hal terpenting dan kurang penting, serta strategis dan rencana mencapai tujuan sebagai tanggung jawab moral dan moriil. Adalah seberapa besar ia mampu kendalikan seluruh fungsi pelaksana mengantarkan pada kunci tugas capaian tujuan (deparmentasi lihat manajemen).

C.      MANAJEMEN (PENGATURAN DAN TATALAKSANA).

Manajemen sederhananya adalah suatu pengaturan urusan dan tatalaksana dari sumber daya yang tersedia. Manajemen disebut  sebagai seni yang dimaksud disini ialah keunikan kemampuan dan keterampiran yang dimiliki manusia. Maka ada pengaturan kegiatan dan pembagian kerja melibatkan mereka masing-masing, memberikan suatu jalan gambaran tugas pokoknya untuk mengerjakan sesuai bidangnya.

Sebelumnya, oraganisasi IPMT PUTIIN sebagai organisasi mahasiswa teologi, perlu menjelaskan manajemen pandangan Kristiani. Manajemen Kristen adalah konsep dan prinsip kerja yang berlandaskan  atas dasar Firman Tuhan (2 Timotius 3:15-16), karena Firman itu pelita dan terang dalam segala usaha dan kegiatan serta perkehidupannya (Mazmur 119:105). Firman Tuhan di atas melandasi semua aspek dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pengendalian, kepemimpinan dll. Kita orang Kristen percaya bahwa pemimpin dan manajer atau pengelola dalam manajemen adalah Tuhan sendiri (Mazmur 24:1-2). Itulah sebabnya kita (manusia) sebagai alat atau sarana Tuhan dalam karyaNya mengatur, menata dan mengelola dunia ini (KPR 9:15). Agar manusia mampu sebagai pemimpin atau pengelola, maka perlu mempelajari manajemen yang asalnya dari Tuhan juga (Amsal 2:6).

Ada dua sarana sebagai pokok yang dimiliki setiap organisasi, yaitu Gagasan dan Anggaran.

1. Gagasan adalah sumber daya paling dasar promotor menentukan maju atau mundur suatu organisasi. Ide adalah sumber daya manusia, kekayaan dasar pengerak organisasi.
2. Yang dimaksud dengan Anggaran bukan uang, melainkan kekayaan fisik milik organisasi, seperti uang dan material lainnya. Anggaran ini dikelola dan dikembangkan oleh sumber daya manusia yang memadai. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, harus memberikan ruang untuk kumpulkan pikiran-pikiran yang baik mengenai tujuan dan rencana kerja. Dengan demikian, memanfaatkan sumber daya manusia bukan saja hanya untuk melalui mereka ingin mencapai suatu tujuan tetapi memberikan mereka kebebasan untuk berfikir dan menumbangkan ide dan gagasan yang konstruksi dalam rangka reorganisasi dan rekonstruksi yang progresif.

Manajemen memiliki fungsi:

1.       Perencanaan.

Perencanaan adalah fungsi pertama tahap pilih tujuan dan menentukan apa yang akan tercapai  terlebih dahulu, kemudian susun tugas untuk mencapainya.

Proses pelaksanaan harus menentukan tata waktu, menyusun anggaran dan menyerjemahkan tindakan prioritas sesuai jangka waktu.

Pertahapan perencanaan, yaitu

a.       Misi dan Visi

Misi dan Visi adalah gambaran kerja apa yang sedang dan akan dijalankan melalui suatu arah strategis sehingga menuntun pengarahan orang bagi capaian tujuan.

Biasanya terdapat satu formulasi yang terikat dan berhubungan antara tujuan yang mendirikan organisasi yang tergambarkan dalam visi dan misi organisasi atau (jika belum) tema sentral organisasi, visi dan misi ketua, serta program kerja.

b.       Program Kerja.

Program kerja, ialah serangkaian kebijakan rencana kerja yang disusun serta batas ketentuan waktu dan perincian anggaran.

 

Program kerja terbagi menjadi dua yaitu:

1)      Program Kerja.

·         Program tetap (HUT IPMT, Natal, Makrab dll).

·         Program kerja Organisasi (masing-masing komisi).

2)      Proyek (Proyek Pembangunan, pendidikan, Fasilitasi dll).

Program kerja harus dibuat kalender kerja atau disebut juga dengan tata waktu. Kalender kerja dibuat sesuai dalam jangka waktu pendek, menengah dan panjang. Seringkali rentang waktu dibuat berdasarkan dua pertimbangkan kemungkinan:

1)      Kebutuhan.

Rumuskan rencana kerja menempatkan pada jangka waktu berurutkan sesuai kebutuhan yang sangat mendesak dan kurang mendesak.

2)      Dana.

Rencana program kerja dan rencana anggaran harus memiliki kesamaan. Karena susunan kerja diterjemahkan ke dalam numerik atau penjumlahan angka. Dengan demikian, pertimbangan lain akumulasi rentang waktu diukur bersadarkan dengan kemampuan sumber dana. Misalnya, suatu kegiatan sangat diperlukan tetapi karena dana tidak cukup maka diundurkan ke rentang waktu jangka panjang dan sebaliknya.

c.       Tujuan Khusus.

Suatu wadah didirikan untuk mencapai tujuan tertentu.

d.       Strategi.

Menetapkan cara dan langkah yang perlu untuk mencapai tujua.

1)      Metode.

Metode adalah cara-cara yang dipakai untuk mendapatkan tujuan. Misalkan menetapkan tujuan dan bayangkan terwujudnya rencana sesuai sasaran yang mengukur, menentukan kegiatan prioritas dan tentukan sumber daya yang dibutuhkan, mencakup sumber daya tenaga, dana dan waktu.

2)      Prosedur.

Prosedur ialah cara baku untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu sehingga memperoleh hasil yang seragam. Misalnya mengeluarkan suatu surat atas perintah dan diketahui ketua oleh seorang sekretaris.

e.       Dana.

Dimana-mana uang menjadi sumber masalah ketika tidak memberikan pertanggungjawaban data yang valid. Oleh sebab itu, buat manajemen keuangan yang memadai dan data valid berdasarkan pemasukan, penggunaan dan pengeluaran.

Berikut ini tips manajemen pengaturan keuangan

1.       Rumusan Program dan Perencanaan Anggaran.

a)      Buat Kalender kerja organisasi

b)      Rancangan biaya organisasi, biaya program kerja dan biaya staf.

c)       Menyerahkan kepada sumber donatir hasil Rancangan Garis Besar Organisasi dan Garis Besar Kerja organisasi.

2.       Sumber Pemasukan dan Sasaran Kegunaan.

a)      Sumber pemasukan terdiri dari:

1)      Kesbanpol, misalnya

ü  Biaya atau gaji pengurus dan Staf  (bersifat tetap). Dia akan tetap jalan setiap empat bulan sekali sesuai input data, misalnya.

ü  Biaya Operasional (tetap) dalam bentuk dana dan material: Komputer/Infokus, Penginjilan keluar dll. Mereka (Kesbanpol) akan anggarkan sesuai dengan rancangan rencana kerja dan akumulasi anggaran yang dibutuhkan selama dua tahun misalnya.

ü  Bantuan tidak tetap: kegiatan Musorma, Raker, Orientasi, Natal, HUT, seminar, KKR ke dalam dll. Anggaran bersifat bantuan ini dilihat dari isi kegiatan dan anggaran yang dibutuhkan.

2)      YPLMAK Russell.

ü  Sumber tidak tetap. Tetapi mereka akan bantu sesuai surat yang tersampaikan baik dalam bentuk bantuan operasional berupa uang maupun bantuan sesuai kegiatan yang diselengarakan lingkungan IPMT PUTIIN (lihat bagian a bantuan tidak tetap).

3)      Iuran Wajib (Jikalau ada).

4)      Penjualan Surat. Pejualan surat, bila perlu diatur dalam suatu aturan tetap tentang jenis kegiatan apa saja yang perlu/harus disurati permohonan supaya mengurangi kegiatan ketergantungan kepada pihak luar dan juga menjaga nama baik organisasi. Apabila dipandang perlu lebih baik buat suatu grendesain produktivitas untuk pemanfaatan dana dan sumber daya yang tersedia.

b)      Input dan Autput Anggaran:

1)      Datakan dari setiap sumber imput maupun autput

2)      Hasilnya setahunan bertanggung jawab kepada pihak berwenang dan donatur organisasi.

Hasil penggunaan dana hasil kerja wajib buat Laporan pertanggung jawaban (LPJ) kepada: Kesbanpol, YPLMAK, Pihak yang membantu, kepada Pengurus, dan sepenuhnya bertanggung jawab secara data secara jujur, transparan dan benar kepada seluruh anggota IPMT PUTIIN Se-Jayapura.

f.         Waktu

Manajemen keuangan dan manajemen waktu merupakan tugas utama dalam suatu organisasi untuk pengaturan yang lebih baik dari aktivitas organisasi untuk mewujudkan tujuan. Pengaturan waktu lihat di atas (b program kerja).

g.       Pedoman tindakan.

Seluruh pelaksanaan kegiatan beroganisasi berpatokan pada pedoman aturan dan sesuai kebijakan yang harus diikuti dalam rumus strategis dan penerapan kerja.

1)      Konstitusi.

Hukum adalah kumpulan peraturan yang mengatur tentang organisasi mencakup membatasi dan membolehkan batas.

2)      Aturan.

Aturan adalah ketentuan, patokan, petunjuk dan perintah praktis yang telah ditetapkan supaya ditaati berhubungan dengan internal dan eksternal organisasi.

3)      Kebijakan.

Kebijakan adalah keputusan, mobilisasi dan perintah internal kegiatan organisasi oleh seorang ketua baik yang terikat atau tidak terikat dengan konstitusi dan aturan.

4)      Disiplin.

Disiplin berhubungan dengan ketertiban dan kepatuhan pada aturan untuk menghindari kelanggaran. Ada dua fungsi secara vertikal dan horizontal.

·         Vertikal: Teguran diturunkan atasan kepada bawahan apabila anggota terdapat perilaku penyimpangan melalui surat dan tatap muka.

·         Horizontal: Anggota memiliki kewajiban kontrol setiap gerak dan keluar masuk pimpinan atasan. Funsi kontrol disampaikan melalui tersurat, forum terbuka, dan rapat luar biasa. Ada tingkat perilaku penyimpangan yang melegalkan disiplin, yaitu perbuatan reputasi nama baik organisasi, tindakan diluar aturan, tidak sesuai prosedur, diktator dan sebagainya. 

2.       Pengorganisasian.

Pengorganisasi adalah pengambilan keputusan dalam perencanaan itu kemudian membagikan pekerjaan kepada pelaksana dan menciptakan (mengembangkan struktur hubungan) hubungan kerja serta pengalokasian sumber daya sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Lalu keseluruhan kerja tersebut dapat terkordinasi dan komunikasi yang efektif.

Tahap kegiatan pengorganisasi ada empat pilar yang menjadi dasar untuk melakukan proses pengorganisasian, yaitu:

a.       Pembagian  Kerja.

Satu orang tidak mampu selesaikan banyak pekerjaan, untuk menyederhanakan guna pelaksanaan di lapangan maka harus melakukan pembagian kerja. Pembagian kerja sekaligus delegasikan kewenangan kepada pelaksana.

Setiap orang memiliki keunkan tersendiri-sendiri yang memberikan warna. Setiap orang Allah dilengkapi dengan karunia masing-masing (1 Korintus 12:7-11, 28). Hendak mau membangun suatu organisasi yang baik dan kerja pada tepat berilah setiap orang kesempatan sesuai bidangnya (Roma 12:4). Dan perbedaan fungsi setiap anggota itu satu unik yang langsung berasal dari Allah (1 Korintus 12:18).

b.       Kerjasama.

IPMT PUTIIN identikkan dengan tubuh, dia sehat, kuat dan utuh hasil dari proses kersama dari setiap anggota tubuh dengan menjalankan fungsi masing-masing.

c.       Koordinas.

Mengatur dan menyelaraskan seluruh aktivitas dari berbagai bagian agar tujuan organisasi bisa tercapai secara efektif. Membangun komunikasi yang aktif untuk memastikan kendala dan kemacetan melakukan aktivitas organisasi.

d.       Pengendalian.

Memonitoring dan memantau civitas kegiatan organisasi untuk memastikan apakah berjalan semestinya atau tidak. Jika terdapat kemacetan melakukan atur ulang dan menerapkan cara kerja baru supaya kemudian berjalan lancar.

e.       Tanggung Jawab.

Bertanggung jawab atas mandat yang dipercayakan, baik secara meyakinkan pihak atasan maupun menyampaikan secara data hasil-hasil yang telah tercapi.

Tanggung jawab juga menuntut suatu disiplin yang ketat karena mengandung suatu janji sebagai ganjaran atas kesetian (Maius 25:21). Bekerja memerlukan suatu ketaatan dan kepatuhan atas perintah dan mandat kerja (lihat Kristus). Tetapi hindari unsur lain yang menjadi alasan untuk melakukan suatu pekerjaan sehingga memerlukan suatu integritas yang memancarkan kewibawaan, kejujuran dan transparan.

3.       Pengordinasian.

Menyelaraskan kesatuan yang mengikat hubungan pada setiap aktivitas pelaksana kerja. Koordinasi diperlukan untuk memastikan kemajuan dan kendala sehinga mudah memberikan pengarahan dan kendalikan untuk memperbaiki. Pengarahan sangat diperlukan bersifat perintah dan intruksi serta memberikan sebuah disiplin kerja dalam rangka pelaksanaan yang menyelaraskan dengan tujuan yang telah ditetapkan. Setelah itu menetapkan pekerjaan apa yang belum dan sudah dilaksanakan, menilainya, dan koreksi dengan maksud untuk memastikan keberhasilan capaian tujuan.

Memastikan suatu komunikasi yang efektif supaya aktivitas berjalan dengan baik, baik bersifat koordinasi jenis diagonal maupun prosedural agar setiap fungsional dapat pandangan dan prediksi yang sama mengenai rencana dan arah serta strategis yang diperlukan sehingga benar-benar terdapat satu garis koridor koordinasi dan komunikasi yang terikat.

Tugas koordinasi dalam setiap pelaksanaan fungsi, Alkitab memberikan penjelasan yang sangat gamblang. Ada bermacam-macam kemampuan, pekerjaan dan cara kerja yang berbeda-beda tetapi semuanya Roh Kudus yang mengerjakannya di dalam semua untuk kebaikan kita bersama (1 Korintus 12:4-7). Bermacam-macam kelebihan diberikan untuk bekerja sama membangun satu organisasi yang utuh (1 Korintus 12:11).

4.       Kepemimpinan.

Kepemimpinan adalah cara atau teknik seorang yang menyuruh dan mengarahkan orang lain agar dapat dikerjakan apa yang ditugaskan kepada mereka. Banyak orang mengatakan pemimpin itu pengaruh seorang yang memberikan dampak efektif dan tidak efektif tergantung sifta kepemimpinannya kepada bawahan.

Manajemen kepemimpinan Kristen dalam buku mana pun selalu berpedoman pada pengajaran Yesus Kristus tentang sifat kepemimpinan hamba. Sifat kepemimpinan hamba sebelumnya terlihat dari karakter, integritas dan kualifikasi yang kredibilitas.

Pemimpin harus mengatur, mengorganisasi kerja sama dan mengadakan koordinasi dan komunikasi yang efektif  serta mengendalikan setiap fungsi sehingga setip pelaksana dapat melaksanakan tupoksi dan bertanggung jawab tujuan yang semula (Amsal 11:14).

5.       Evaluasi.

Fungsi manajemen terakhir adalah tahap evaluasi. Evaluasi adalah penilaian, perbaikan dan perubahan demi kemajuan dan kelancaran organisasi serta memastikan seluruh penyelenggaran setiap fungsi, capaian-capaian tujuan organisasi. Evaluasi memberikan penilaian total pada tahap input, proses dan autput kerja dari capaian-capaiannya. Kemudian, setelah itu tinjau kembali pekerjaan apa yang belum terlaksana serta menemuka kendala yang mana menghambat proses aktivitas organisasi dalam rangka merancang ulang dan mencari metode dan pendekatan lain berdasarkan sasaran untuk mengembangkan progretifitas organisasi kedepan.

Evaluasi bukan dilakukan mengangkat-angkat kelemahan dan kesalahan untuk menjelekkan orang lain adalah potensi perpecahan kesatuan. Melainkan lebih tepat kalau kita mengatakan evaluasi itu usaha manusia untuk mencapai tingkat yang lebih maju mendorong untuk terus menerus meneliti dan menemukan metode-metode baru dalam rangka meningkatkan produktivitas kerja.

Dengan demikian, berikut ini beberapa pikiran pencerahan cara buat evalusasi yang bernilai, yaitu

a.       Mengetahui Kendala dan Cara Memperbaikinya.

Paling penting dari bagian ini, mampu proteksi problem yang memberikan hambatan dalam pekerjaan. Adalah kewajiban bagi fungsi pelaksana untuk memudahkan pengendalian dan mencari jalan solusinya.

b.       Buat Tata Kelola Berdasarkan Sasaran yang ke Dalam.

Langkah berikutnya harus meneliti dan mencari cara kerja yang baru sesuai dengan kesesuaian sistem kerja yang sepatut dan beratur.

c.       Strategis Kerja dan Target Capaian.

Setelah itu, menyusun langkah-langkah kerja yang semestinya. Langkah ini memastikan target capaian.

d.   Mengoptimalkan Pengenalan, Melatih, Membina, dan Memimpin, serta Melaksanakan Fungsi.

Pendekatan ini harus melakukan kegiatan bimbingan teknis, pelatihan-pelatihan sesuai kebutuhan terutama kegiatan penguatan kapasitas kerja.

KESIMPULAN.

Perbedaan persepsi dan pendapat itu hal yang biasa yang selalu terdapat dalam suatu kelompok manusia. Tetapi organisasi bukan semata disebutkan tempat pengumpulan orang yang semu dari keterwakilan bentuk. Yang terpenting adalah sifat dan karakter organisasi yang dipancarkan kepada orang lain. Dengan adanya organisasi ini disebutkan organisasi teologi maka dasar organisasi sampai pada program kerja dan penerapannya harus berlandaskan kepada Firman Tuhan sebagai landasan dan pedoman serta manajemen tertinggi organisasi kalangan mahasiswa teologia. Acuan sistem kepemimpinan berpijakan dari pelayan yang bersifat hamba dan memberdayakan orang. Memanfaatkan setiap orang sesuai kemampuan dan bakat yang dimiliki. Bagian terpenting juga harus menghargai setiap orang dari keberadaannya sebagai anggota. Dengan demikian organisasi ini menjadi tempat memancarkan kasih Kristus yang mau berkorban bagi orang lain sebagai bagian mewujudkan tujuan bentuk organisasi berangkat dari beragam persoalan terpanjang yang terdapat di tiga kabupaten yakni kabupaten Puncak, Timika, dan Intan Jaya.

Biarlah semua menjadi kemuliaan bagi nama Kristus dan Tuhan kita. Amin.